Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von valitool.org, bei Kontaktaufnahmen sowie beim Einkauf im Merch-Shop unter valitool.org/shop.

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

valitool GmbH

Schlunkweg 58, 50374 Erftstadt, Deutschland

vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Pelekies, MBA

E-Mail: shop@valitool.org · Telefon: +49 2235 95190-20

Unser Datenschutzbeauftragter ist Stefan Gräfe. Sie erreichen ihn unter datenschutz@valitool.org oder postalisch unter unserer Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

2. Grundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten solche Daten nur, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Die Rechtsgrundlagen nennen wir jeweils im betreffenden Abschnitt. Die Angaben in dieser Erklärung orientieren sich an der DSGVO und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

3. Bereitstellung der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf von valitool.org werden technisch erforderliche Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssystemangaben sowie die zuvor aufgerufene Seite. Diese Daten sind für die Auslieferung der Website, die Fehlerbehebung und den Schutz vor Missbrauch und Angriffen notwendig.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website und unserer Kommunikationssysteme.

Technische Protokolle speichern wir, solange sie für Betrieb, Fehlerbehebung und Sicherheitsprüfung erforderlich sind. Für Firewall-Protokolle ist eine automatische Löschung nach 90 Tagen eingerichtet. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen können relevante Protokolle bis zur Aufklärung und gegebenenfalls rechtlichen Abwicklung länger aufbewahrt werden.

Die Website wird bei der Mittwald CM Service GmbH & Co. KG in Deutschland gehostet. Mittwald stellt auch den Mailversand für die Nachrichten aus dem Shop bereit.

4. Cookies und Verwaltung Ihrer Datenschutzauswahl

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Speicherungen, die für die von Ihnen angeforderten Funktionen notwendig sind. Dazu gehören Warenkorb, Bestellablauf, Anmeldung, Sicherheit und die Speicherung Ihrer Datenschutzauswahl. Für den Zugriff auf Ihr Endgerät stützen wir uns auf § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b oder f DSGVO, je nach Zweck.

Die Verwaltung der Datenschutzauswahl erfolgt über das Cookie-Werkzeug Complianz. Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein; zur optionalen Seitenstatistik siehe Abschnitt 10. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Seitenfuß ändern. Sie können Cookies außerdem in Ihrem Browser löschen oder blockieren. Die Blockierung notwendiger Cookies kann allerdings dazu führen, dass der Warenkorb oder der Bestellvorgang nicht vollständig funktioniert.

5. Kontaktaufnahme, Anfragen und Terminvereinbarung

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über Ihre geschäftlichen Kontaktdaten kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, den Inhalt Ihrer Nachricht und gegebenenfalls Anlagen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Dazu gehören je nach Anlass Name, Firma, Kontaktdaten und Angaben zu Ihrem Anliegen. Bei Anfragen zu einem eigenen Vertrag oder dessen Anbahnung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO die Rechtsgrundlage. Für sonstige Anfragen und die geschäftliche Kommunikation gilt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen. Das gilt auch für Anfragen nach einer Musterrechnung.

Pflichtangaben sind gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten.

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation und die Terminorganisation nutzen wir Microsoft 365. Dabei werden Absender- und Empfängerdaten, Nachrichteninhalte, Anlagen und technische Kommunikationsdaten verarbeitet. Die Verarbeitung bei Microsoft kann auch außerhalb der Europäischen Union erfolgen; hierzu verweisen wir auf Abschnitt 11.

Für Terminvereinbarungen stellen wir einen Link auf eine Buchungsseite von Microsoft bereit. Der Buchungsdienst ist nicht als Formular in unsere Website eingebettet. Erst beim Aufruf des Links gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Microsoft. Bei einer Buchung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontakt- und Termindaten zur Vereinbarung und Durchführung des Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO bei vertragsbezogenen Terminen, sonst Buchstabe f DSGVO.

6. Merch-Shop: Bestellung und Kundenkonto

Bei einer Bestellung verarbeiten wir Name, Rechnungs- und Lieferanschrift, E-Mail-Adresse, bestellte Artikel, Varianten, Mengen, Preise, Steuer- und Versandbeträge, Zahlungsart, Bestellzeitpunkt und den Bearbeitungsstatus. Freiwillig angegebene Telefonnummern und Bestellnotizen verwenden wir nur für die Kommunikation und Bearbeitung der jeweiligen Bestellung.

Bei Bestellungen von Unternehmen verarbeiten wir zusätzlich Firma, Ansprechpartner und, sofern angegeben, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Bitte geben Sie keine persönliche Steuernummer an.

Der Shop basiert auf der auf unserer Website betriebenen Software WooCommerce mit der Erweiterung Germanized. Eine Bestellung ist auch als Gast möglich. Ein Kundenkonto ist freiwillig. Für ein Konto verarbeiten wir die erforderlichen Konto- und Zugangsdaten, um Anmeldung, Adressverwaltung und Bestellübersicht bereitzustellen. Sie können die Löschung Ihres Kontos verlangen. Gesetzlich aufzubewahrende Bestell- und Rechnungsunterlagen bleiben davon unberührt.

Rechtsgrundlagen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung), Buchstabe c (gesetzliche Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten) und für Ansprechpartner von Firmenkunden Buchstabe f (Abwicklung des Geschäfts mit dem Firmenkunden).

Bestellbestätigungen und sonstige Nachrichten zu Ihrer Bestellung versenden wir über den Mailserver unseres Hosting-Dienstleisters Mittwald.

7. Rechnungskauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung

Im Merch-Shop ist ausschließlich Zahlung auf Rechnung möglich. Wir verarbeiten Rechnungsdaten und Zahlungseingänge zur Abwicklung des Kaufvertrags und zur Erfüllung unserer Buchführungspflichten. Ein externer Rechnungskauf-Finanzierer und eine automatisierte Bonitätsprüfung werden nicht eingesetzt.

Rechnungen und zugehörige Geschäftsunterlagen verwalten wir in der Warenwirtschaftssoftware Dolibarr. Die Software wird bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Kunden-, Bestell-, Rechnungs- und gegebenenfalls Steuerkennungsdaten übernehmen wir aus dem Shop. Die bloße Nutzung der Software bedeutet keine Übermittlung an deren Entwickler. Rechnungen versenden wir als ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail.

Unsere Buchhaltung wird durch die Steuerberatung Hartmann & Partner, Gronau, betreut. Die dafür erforderlichen Rechnungs-, Geschäfts- und Zahlungsdaten stellen wir über DATEV Unternehmen online bereit. Die Steuerberatung verarbeitet die Daten zur Erfüllung ihres Mandats und ihrer berufsrechtlichen Pflichten. Bei Ihrer Überweisung verarbeiten die beteiligten Banken Zahlungsdaten in eigener Verantwortung.

Rechtsgrundlagen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO.

Externe Zahlungsdienstleister setzen wir derzeit nicht ein. Werden künftig weitere Zahlungsarten angeboten, ergänzen wir diese Erklärung vor deren Einführung.

Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben wird, prüfen wir sie über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission anhand der zuständigen nationalen Register. Die Prüfung dient der steuerlichen Zuordnung und der Richtigkeit der Firmen- und Rechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, bei gesetzlicher Prüfpflicht zusätzlich Buchstabe c.

8. Versand, Rücksendungen und Widerruf

Für die Zustellung übermitteln wir Name, Lieferanschrift und die erforderlichen Sendungsdaten an DHL Paket. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer geben wir für die Versandabwicklung nicht an DHL weiter. Die Sendungsnummer erhalten Sie in unserer Versandbestätigung. Ob Sie die Sendungsverfolgung bei DHL aufrufen, entscheiden Sie selbst; für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise von DHL.

Für Rücksendungen, Mängelfälle und Widerrufe verarbeiten wir die erforderlichen Bestell- und Kontaktdaten, Ihre Erklärung sowie gegebenenfalls Sendungsdaten und Nachweise. Bei einem Widerruf verarbeiten wir Ihren Namen, die Angaben zur Zuordnung des Vertrags, Ihre Erklärung, den Eingangszeitpunkt und gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung. Dies gilt auch bei Nutzung der elektronischen Widerrufsfunktion. Ein Kundenkonto ist dafür nicht erforderlich.

Rechtsgrundlagen: Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b und c DSGVO; soweit erforderlich zur Geltendmachung oder Abwehr konkreter Ansprüche Buchstabe f.

9. Produktbewertungen und Kommentare

Produktbewertungen können nur von im Shop verifizierten Käufern abgegeben werden. Wir verarbeiten dafür den gewählten Bewertungsnamen, Ihre E-Mail-Adresse, den Bewertungstext, die Sternebewertung und erforderliche technische Daten zur Missbrauchskontrolle. Die Zuordnung zum erfassten Kauf ermöglicht die Kennzeichnung „Verifizierter Kauf“.

Öffentlich sichtbar sind der Bewertungstext, die Sternebewertung und Ihr gewählter Name. Dabei kann es sich um ein Pseudonym oder den Vornamen mit dem ersten Buchstaben des Nachnamens handeln. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Bitte nehmen Sie keine vertraulichen Angaben oder personenbezogenen Daten Dritter in Ihren Text auf.

Kommentare verarbeiten wir entsprechend mit Veröffentlichungsname, E-Mail-Adresse, Kommentartext und technischen Daten zur Missbrauchskontrolle. Beiträge werden vor der Veröffentlichung geprüft.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in nachvollziehbaren Rückmeldungen, der Information anderer Nutzer und der Vermeidung missbräuchlicher Inhalte. Bewertungen und Kommentare bleiben für die Dauer ihrer Veröffentlichung gespeichert. Interne Zusatzdaten speichern wir nur, solange ein Zweck oder eine Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Webstatistik

a) Auswertung der Server-Protokolle. Zur Verbesserung der Nutzbarkeit und technischen Stabilität fassen wir die Server-Protokolle auf unserem eigenen Server zu Tageszahlen über Aufrufe öffentlicher Seiten und Herkunftsdomains zusammen. Gespeichert werden nur zusammengefasste Zähler; Daten werden nicht an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem bedarfsgerechten und zuverlässigen Angebot.

b) Optionale Seitenstatistik mit Einwilligung. Wenn Sie in den Datenschutzeinstellungen der Kategorie „Statistiken“ zustimmen, erfassen wir zusätzlich eine cookielose Seitenstatistik auf unserem eigenen Server. Dabei verarbeiten wir Seitenaufrufe, Zeitpunkte, feste Seitenkennungen und eine gekürzte IP-Adresse. Analyse-Cookies werden dafür nicht gesetzt, und die Daten werden nicht an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO und, soweit auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, § 25 Absatz 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung findet diese Statistik nicht statt; die Nutzung der Website und des Shops bleibt uneingeschränkt möglich.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Seitenfuß mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Speicherdauer. Rohdaten löschen wir nach 90 Tagen. Zusammengefasste Berichte bewahren wir für Nutzungs- und Zeitvergleiche auf; ihre Erforderlichkeit prüfen wir mindestens jährlich.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabe benötigen. Externe Empfänger sind je nach Vorgang:

Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Artikel 28 DSGVO gebunden. Unsere Website und unsere Warenwirtschaft werden in Deutschland gehostet.

Übermittlung in die USA. Bei der Nutzung von Microsoft 365 und des Buchungsdienstes kann es zu einer Verarbeitung durch Microsoft-Konzerngesellschaften in den USA kommen. Für solche Übermittlungen stützen wir uns auf den EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger dafür zertifiziert ist, sowie auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbedingungen von Microsoft für Unternehmensdienste. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

Außer dem genannten Fall findet nach dem derzeitigen Stand keine Übermittlung in Drittländer statt. Auf unserer Website binden wir derzeit keine Videos oder Karten externer Anbieter ein.

Bei Links zu anderen Websites, etwa zur Sendungsverfolgung oder zur Terminbuchung, wird der externe Dienst erst durch Ihren Aufruf geöffnet. Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

12. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Es gelten folgende Fristen beziehungsweise Kriterien:

Laufende Vertragsvorgänge, konkrete Ansprüche oder gesetzliche Verlängerungen können eine längere Speicherung erforderlich machen. Nach einer Wiederherstellung aus einer Sicherung setzen wir zuvor erfolgte Löschungen erneut um.

13. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Artikel 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO),
• Löschung (Artikel 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Artikel 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an shop@valitool.org oder an unseren Datenschutzbeauftragten. Wenn wir Zweifel an Ihrer Identität haben, bitten wir um geeignete Angaben zur Prüfung.

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines mutmaßlichen Verstoßes. Für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig (www.ldi.nrw.de).

Pflicht zur Bereitstellung. Die als erforderlich gekennzeichneten Angaben benötigen wir für die jeweilige Funktion, Anfrage oder Bestellung. Ohne sie können wir die Bestellung, das Kundenkonto oder die Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten.

14. Automatisierte Entscheidungen, Newsletter und Änderungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, einschließlich Profiling, findet bei den beschriebenen Vorgängen nicht statt.

Wir versenden keinen Newsletter. Eine Kontaktaufnahme, eine Musterrechnungsanforderung, eine Registrierung oder eine Bestellung führt nicht zu einer Newsletter-Anmeldung.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf valitool.org veröffentlichte Fassung.

Stand: 13. Oktober 2026