Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement et délégué à la protection des données

Cette politique de confidentialité vous informe sur le traitement des données à caractère personnel lors de l’utilisation de valitool.org, lorsque vous nous contactez et lors d’achats dans la boutique de produits dérivés à l’adresse valitool.org/shop.

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD) est :

valitool GmbH

Schlunkweg 58, 50374 Erftstadt, Allemagne

représentée par son gérant Andreas Pelekies, MBA

E-mail : shop@valitool.org · Téléphone : +49 2235 95190-20

Notre délégué à la protection des données est Stefan Gräfe. Vous pouvez le contacter à datenschutz@valitool.org ou par courrier à notre adresse, en ajoutant la mention « Délégué à la protection des données ».

2. Principes du traitement

Les données à caractère personnel sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Nous ne traitons ces données que dans la mesure nécessaire à la finalité concernée et lorsqu’une base juridique existe. Les bases juridiques sont indiquées dans chaque section. Les informations de cette politique s’appuient sur le RGPD et la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques (TDDDG).

3. Mise à disposition du site et journaux du serveur

Lors de l’accès à valitool.org, des données techniquement nécessaires sont traitées : adresse IP, date et heure de l’accès, page consultée, code de statut, volume des données transférées, informations sur le navigateur et le système d’exploitation, ainsi que la page précédemment consultée. Ces données sont nécessaires pour fournir le site, résoudre les erreurs et protéger contre les abus et les attaques.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à assurer le fonctionnement sûr et fiable du site et de nos systèmes de communication.

Nous conservons les journaux techniques aussi longtemps qu’ils sont nécessaires au fonctionnement, à la résolution des erreurs et aux vérifications de sécurité. Les journaux du pare-feu sont configurés pour être supprimés automatiquement après 90 jours. En cas d’incident de sécurité concret, les journaux pertinents peuvent être conservés plus longtemps, jusqu’à la clarification de l’incident et, le cas échéant, la clôture des procédures juridiques.

Le site est hébergé par Mittwald CM Service GmbH & Co. KG en Allemagne. Mittwald assure également l’envoi des e-mails provenant de la boutique.

4. Cookies et gestion de vos choix de confidentialité

Nous utilisons des cookies et des stockages comparables nécessaires aux fonctions que vous demandez. Ils concernent notamment le panier, le processus de commande, la connexion, la sécurité et la mémorisation de vos choix de confidentialité. L’accès à votre terminal repose sur l’article 25, paragraphe 2, point 2, de la TDDDG. Le traitement ultérieur des données personnelles repose sur l’article 6, paragraphe 1, point b) ou f), du RGPD, selon la finalité.

Les choix de confidentialité sont gérés à l’aide de l’outil de cookies Complianz. Nous n’utilisons pas de cookies d’analyse, publicitaires ou de marketing ; les statistiques facultatives des pages sont décrites à la section 10. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via « Paramètres de confidentialité » dans le pied de page. Vous pouvez également supprimer ou bloquer les cookies dans votre navigateur. Le blocage des cookies nécessaires peut toutefois empêcher le panier ou le processus de commande de fonctionner correctement.

5. Contacts, demandes et prise de rendez-vous

Si vous nous contactez par formulaire de contact, e-mail, téléphone ou au moyen de vos coordonnées professionnelles, nous traitons vos informations, le contenu de votre message et, le cas échéant, les pièces jointes afin de répondre à votre demande. Selon le motif du contact, cela comprend le nom, l’entreprise, les coordonnées et les informations relatives à votre demande. Pour les demandes concernant votre propre contrat ou sa préparation, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Pour les autres demandes et les communications professionnelles, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD s’applique. Notre intérêt légitime réside dans le traitement approprié des demandes. Cela vaut également pour les demandes d’exemple de facture.

Les informations obligatoires sont signalées. Sans ces informations, il se peut que nous ne puissions pas traiter votre demande.

Nous utilisons Microsoft 365 pour les communications professionnelles par e-mail et l’organisation des rendez-vous. Les données des expéditeurs et destinataires, le contenu des messages, les pièces jointes et les données techniques de communication sont traités. Microsoft peut également traiter des données en dehors de l’Union européenne ; veuillez consulter la section 11.

Pour les rendez-vous, nous fournissons un lien vers une page de réservation de Microsoft. Le service de réservation n’est pas intégré sous forme de formulaire à notre site. Les informations de confidentialité de Microsoft s’appliquent en complément uniquement lorsque vous ouvrez ce lien. Lors d’une réservation, nous traitons les coordonnées et les informations de rendez-vous que vous fournissez afin d’organiser et de réaliser l’entretien. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD pour les rendez-vous liés à un contrat, et le point f) dans les autres cas.

6. Boutique de produits dérivés : commande et compte client

Lors d’une commande, nous traitons le nom, les adresses de facturation et de livraison, l’adresse e-mail, les articles commandés, les variantes, les quantités, les prix, les montants des taxes et de livraison, le mode de paiement, la date et l’heure de la commande et son état de traitement. Les numéros de téléphone et les notes de commande fournis volontairement sont utilisés uniquement pour la communication et le traitement de la commande concernée.

Pour les commandes professionnelles, nous traitons également le nom de l’entreprise, la personne de contact et, s’il est fourni, le numéro d’identification à la TVA. Veuillez ne pas communiquer de numéro fiscal personnel.

La boutique repose sur le logiciel WooCommerce exploité sur notre site, avec l’extension Germanized. Une commande en tant qu’invité est également possible. Le compte client est facultatif. Pour un compte, nous traitons les données de compte et d’accès nécessaires afin de permettre la connexion, la gestion des adresses et l’affichage des commandes. Vous pouvez demander la suppression de votre compte. Les documents de commande et de facturation devant être conservés conformément à la loi ne sont pas concernés.

Bases juridiques : article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD (préparation et exécution du contrat), point c) (obligations légales de conservation et de comptabilité) et, pour les personnes de contact des clients professionnels, point f) (réalisation des opérations avec le client professionnel).

Nous envoyons les confirmations de commande et les autres messages relatifs à votre commande via le serveur de messagerie de notre hébergeur Mittwald.

7. Paiement sur facture, gestion commerciale et comptabilité

La boutique de produits dérivés propose exclusivement le paiement sur facture. Nous traitons les données de facturation et les paiements reçus pour exécuter le contrat de vente et remplir nos obligations comptables. Nous n’utilisons ni prestataire externe de financement du paiement sur facture ni vérification automatisée de solvabilité.

Nous gérons les factures et les documents commerciaux associés dans le logiciel de gestion commerciale Dolibarr. Le logiciel est hébergé par Hetzner Online GmbH en Allemagne. Les données des clients, commandes, factures et, le cas échéant, les identifiants fiscaux sont transférés depuis la boutique. La simple utilisation du logiciel ne signifie pas que des données sont transmises à ses développeurs. Nous envoyons les factures par e-mail au format ZUGFeRD.

Notre comptabilité est suivie par le cabinet fiscal Hartmann & Partner, Gronau. Nous mettons les données de facturation, commerciales et de paiement nécessaires à disposition via DATEV Unternehmen online. Le cabinet traite les données pour remplir son mandat et ses obligations professionnelles. Lors de votre virement, les banques concernées traitent les données de paiement sous leur propre responsabilité.

Bases juridiques : article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD.

Nous n’utilisons actuellement aucun prestataire externe de services de paiement. Si d’autres modes de paiement sont proposés à l’avenir, nous compléterons cette politique avant leur introduction.

Vérification du numéro d’identification à la TVA. Si un numéro d’identification à la TVA est fourni, nous le vérifions via le système d’échange d’informations sur la TVA (VIES) de la Commission européenne, à partir des registres nationaux compétents. Cette vérification sert à la qualification fiscale et à l’exactitude des données d’entreprise et de facturation. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD et, lorsqu’une obligation légale de vérification existe, également le point c).

8. Livraison, retours et rétractation

Pour la livraison, nous transmettons à DHL Paket le nom, l’adresse de livraison et les données d’expédition nécessaires. Nous ne transmettons pas votre adresse e-mail ni votre numéro de téléphone à DHL pour l’expédition. Vous recevez le numéro de suivi dans notre confirmation d’expédition. Vous décidez vous-même si vous consultez le suivi de DHL ; les informations de confidentialité de DHL s’appliquent au traitement effectué sur ce service.

Pour les retours, les défauts et les rétractations, nous traitons les données de commande et de contact nécessaires, votre déclaration ainsi que, le cas échéant, les données d’expédition et les justificatifs. En cas de rétractation, nous traitons votre nom, les informations permettant d’identifier le contrat, votre déclaration, la date et l’heure de réception et, le cas échéant, votre adresse e-mail pour l’accusé de réception. Cela vaut également pour l’utilisation de la fonction de rétractation électronique. Aucun compte client n’est nécessaire.

Bases juridiques : article 6, paragraphe 1, points b) et c), du RGPD et, si nécessaire pour faire valoir ou défendre des droits concrets, point f).

9. Avis sur les produits et commentaires

Les avis sur les produits ne peuvent être déposés que par des acheteurs vérifiés dans la boutique. Nous traitons le nom d’avis choisi, votre adresse e-mail, le texte de l’avis, la note en étoiles et les données techniques nécessaires à la prévention des abus. Le rattachement à l’achat enregistré permet la mention « Achat vérifié ».

Le texte de l’avis, la note en étoiles et le nom choisi sont visibles publiquement. Il peut s’agir d’un pseudonyme ou du prénom avec l’initiale du nom de famille. Votre adresse e-mail n’est pas publiée. Veuillez ne pas inclure d’informations confidentielles ni de données personnelles de tiers dans votre texte.

Nous traitons de la même manière les commentaires avec le nom de publication, l’adresse e-mail, le texte du commentaire et les données techniques de prévention des abus. Les contributions sont examinées avant publication.

Base juridique : article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans des retours compréhensibles, l’information des autres utilisateurs et la prévention des contenus abusifs. Les avis et commentaires sont conservés pendant leur durée de publication. Les données internes complémentaires ne sont conservées que tant qu’une finalité ou une obligation de conservation existe.

10. Statistiques du site

a) Analyse des journaux du serveur. Afin d’améliorer la facilité d’utilisation et la stabilité technique, nous regroupons les journaux du serveur, sur notre propre serveur, en nombres journaliers de consultations des pages publiques et de domaines d’origine. Seuls des compteurs agrégés sont conservés ; les données ne sont pas transmises à des tiers. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Notre intérêt légitime consiste à proposer une offre adaptée aux besoins et fiable.

b) Statistiques facultatives des pages avec consentement. Si vous consentez à la catégorie « Statistiques » dans les paramètres de confidentialité, nous collectons en complément des statistiques des pages sans cookies sur notre propre serveur. Nous traitons les consultations de pages, les dates et heures, des identifiants de pages fixes et une adresse IP tronquée. Aucun cookie d’analyse n’est déposé et les données ne sont pas transmises à des tiers. La base juridique est votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD et, dans la mesure où votre terminal est consulté, à l’article 25, paragraphe 1, de la TDDDG. Sans votre consentement, ces statistiques ne sont pas collectées ; l’utilisation du site et de la boutique reste possible sans restriction.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir, via « Paramètres de confidentialité » dans le pied de page. La licéité du traitement effectué avant ce retrait reste inchangée.

Durée de conservation. Nous supprimons les données brutes après 90 jours. Nous conservons les rapports agrégés pour comparer les usages et les périodes ; nous réexaminons leur nécessité au moins une fois par an.

11. Destinataires et transferts vers des pays tiers

Au sein de notre entreprise, seules les personnes ayant besoin de vos données pour leur mission y ont accès. Selon l’opération, les destinataires externes sont :

Les sous-traitants sont liés contractuellement conformément à l’article 28 du RGPD. Notre site et notre système de gestion commerciale sont hébergés en Allemagne.

Transferts vers les États-Unis. L’utilisation de Microsoft 365 et du service de réservation peut entraîner un traitement par des sociétés du groupe Microsoft aux États-Unis. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire est certifié dans ce cadre, ainsi que sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Vous trouverez d’autres informations dans les conditions de confidentialité de Microsoft pour les services aux entreprises. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables sur demande auprès de notre délégué à la protection des données.

En dehors du cas cité, aucun transfert vers des pays tiers n’a actuellement lieu. Nous n’intégrons actuellement aucune vidéo ni carte de prestataires externes sur notre site.

Pour les liens vers d’autres sites, par exemple pour le suivi d’un envoi ou la réservation d’un rendez-vous, le service externe ne s’ouvre que lorsque vous suivez le lien. Les informations de confidentialité du prestataire concerné s’appliquent au traitement effectué sur ce service.

12. Durées de conservation

Nous supprimons les données personnelles dès que leur finalité disparaît et qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Les durées ou critères suivants s’appliquent :

Des affaires contractuelles en cours, des droits concrets à faire valoir ou des prolongations légales peuvent nécessiter une conservation plus longue. Après restauration d’une sauvegarde, nous réappliquons les suppressions effectuées précédemment.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions légales, vous disposez des droits suivants :

• accès aux données conservées à votre sujet (article 15 du RGPD),
• rectification des données inexactes (article 16 du RGPD),
• effacement (article 17 du RGPD) et limitation du traitement (article 18 du RGPD),
• portabilité des données (article 20 du RGPD),
• opposition aux traitements fondés sur l’article 6, paragraphe 1, point e) ou f), du RGPD pour des raisons tenant à votre situation particulière (article 21 du RGPD). Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection directe sans donner de motif.

Vous pouvez retirer un consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir. La licéité du traitement effectué avant ce retrait reste inchangée.

Pour exercer vos droits, contactez shop@valitool.org ou notre délégué à la protection des données. Si nous avons des doutes sur votre identité, nous demanderons des informations appropriées pour la vérifier.

Droit de réclamation. Vous pouvez déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, notamment au lieu de votre résidence, de votre travail ou d’une violation présumée. L’autorité compétente pour nous est la déléguée du Land de Rhénanie-du-Nord–Westphalie à la protection des données et à la liberté de l’information (www.ldi.nrw.de).

Obligation de fournir les données. Les informations signalées comme nécessaires sont requises pour la fonction, la demande ou la commande concernée. Sans elles, il se peut que nous ne puissions pas traiter la commande, le compte client ou la demande.

14. Décisions automatisées, newsletter et modifications

Aucune décision reposant exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, et produisant des effets juridiques ou des effets significatifs comparables n’est prise dans les opérations décrites.

Nous n’envoyons pas de newsletter. Un contact, une demande d’exemple de facture, une inscription ou une commande n’entraîne pas d’abonnement à une newsletter.

Nous adaptons cette politique de confidentialité lorsque nos services ou les exigences légales changent. La version publiée sur valitool.org s’applique.

Dernière mise à jour : 13 octobre 2026