Assistant administratif — organisation du bureau et coordination des commandes (f/h/d)
Temps partiel · Demi-journées du lundi au vendredi · Lieu prévu : Cologne · En présentiel dans un premier temps
Tu aimes organiser, garder une vue d’ensemble des tâches et veiller à ce que les engagements se concrétisent ? Aide-nous à assurer le bon fonctionnement administratif et commercial de valitool. Tu travailleras en étroite collaboration avec la direction et notre équipe spécialisée.
Tes missions
- Préparation comptable : rassembler et classer les pièces justificatives pour leur traitement ultérieur.
- Devis et commandes : préparer les devis après concertation, enregistrer les commandes et suivre les dossiers correspondants.
- Coordination des rendez-vous : enregistrer les demandes, convenir des rendez-vous et les attribuer aux personnes concernées.
- Organisation des projets : relever leur état d’avancement, documenter les points ouverts et suivre les prochaines étapes convenues.
- Coordination de l’assistance : suivre les demandes ouvertes, définir les priorités avec l’équipe et vérifier leur traitement.
- Organisation des contrats : classer les contrats de manière structurée et suivre les échéances, les rendez-vous et les tâches convenues.
Ton profil
- Une formation commerciale ou une expérience pratique comparable en organisation de bureau, en administration ou en traitement des commandes.
- Une méthode de travail structurée, soignée et fiable.
- Le goût de l’organisation, la volonté de poser des questions et de suivre les tâches jusqu’à leur achèvement.
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques numériques et l’envie de te familiariser avec nos systèmes.
- Une communication claire et aimable avec les clients et l’équipe.
- Le respect de la confidentialité des documents commerciaux et des données clients.
Tu n’as pas besoin de connaître déjà chaque domaine d’activité. Nous te formerons à nos processus et systèmes, y compris à la préparation comptable. Nous attachons surtout de l’importance au soin apporté au travail, à la réflexion et aux questions lorsque quelque chose n’est pas clair.
Ce que nous t’offrons
- Temps partiel : nous souhaitons assurer la présence administrative chaque jour, du lundi au vendredi, pendant une demi-journée. Nous conviendrons ensemble des horaires précis.
- Le poste peut être occupé par une personne ou partagé entre deux personnes à temps partiel. Dans ce dernier cas, des transmissions claires et le remplacement mutuel sont importants.
- Lieu de travail prévu : Cologne. Nous recherchons encore des locaux adaptés. Pour commencer, nous souhaitons travailler ensemble sur place afin que tu découvres nos processus et que nous construisions l’organisation ensemble.
- Une collaboration étroite avec la direction et l’équipe spécialisée, avec de la place pour tes idées et ta contribution à nos processus.
- Une augmentation du temps de travail pourra être envisagée par la suite.
