Kaufmännische Assistenz – Büroorganisation & Auftragskoordination (m/w/d)
Teilzeit · Montag bis Freitag halbtags · geplanter Arbeitsort Köln · zunächst in Präsenz
Du organisierst gern, behältst offene Aufgaben im Blick und sorgst dafür, dass aus Absprachen auch Ergebnisse werden? Unterstütze uns dabei, den kaufmännischen Alltag bei valitool zuverlässig zu gestalten. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und unserem fachlichen Team zusammen.
Deine Aufgaben
- Vorbereitende Buchhaltung: Belege zusammentragen, ordnen und für die weitere Bearbeitung vorbereiten.
- Angebote und Bestellungen: Angebote nach Abstimmung erstellen, Bestellungen aufnehmen und die zugehörigen Vorgänge nachhalten.
- Terminkoordination: Anfragen erfassen, Termine abstimmen und den zuständigen Personen zuordnen.
- Projektorganisation: Den aktuellen Stand von Projekten aufnehmen, offene Punkte dokumentieren und vereinbarte nächste Schritte nachhalten.
- Supportkoordination: Offene Supportanfragen im Blick behalten, Prioritäten mit dem Team abstimmen und die Erledigung nachverfolgen.
- Vertragsorganisation: Verträge strukturiert ablegen sowie Fristen, Termine und vereinbarte Aufgaben nachhalten.
Das bringst Du mit
- Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung in Büroorganisation, Verwaltung oder Auftragsbearbeitung.
- Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
- Freude daran, Vorgänge zu organisieren, nachzufragen und Aufgaben bis zum Abschluss zu begleiten.
- Einen sicheren Umgang mit digitalen Büroanwendungen und die Bereitschaft, Dich in unsere Systeme einzuarbeiten.
- Freundliche, klare Kommunikation mit Kunden und im Team.
- Vertraulichen Umgang mit kaufmännischen Unterlagen und Kundendaten.
Du musst nicht jeden Aufgabenbereich bereits kennen. In unsere Abläufe und Systeme arbeiten wir Dich ein – auch in die vorbereitende Buchhaltung. Wichtig ist uns, dass Du sorgfältig arbeitest, mitdenkst und bei Unklarheiten nachfragst.
Das bieten wir Dir
- Teilzeit: Wir möchten die kaufmännische Organisation von Montag bis Freitag jeweils halbtags besetzen. Die konkreten Arbeitszeiten stimmen wir gemeinsam ab.
- Eine Besetzung mit einer Person oder eine abgestimmte Aufteilung auf zwei Teilzeitkräfte ist möglich. Bei gemeinsamer Besetzung sind gute Übergaben und gegenseitige Vertretung wichtig.
- Geplanter Arbeitsort Köln: Die passenden Büroräume suchen wir noch. Zum Einstieg möchten wir vor Ort zusammenarbeiten, damit Du unsere Abläufe kennenlernst und wir die Organisation gemeinsam aufbauen können.
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem fachlichen Team sowie Raum für eigene Ideen und die Mitgestaltung unserer Abläufe.
- Perspektivisch besteht die Möglichkeit, den Beschäftigungsumfang zu erweitern.
