BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Was Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler wirklich bedeuten

5. Annahme oder Ablehnung einer E-Rechnung

Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hängt die Entscheidung, ob eine elektronische Rechnung angenommen oder abgelehnt werden muss, von der Art des Fehlers ab.
Maßgeblich ist, ob ein Formatfehler, ein Inhaltsfehler oder eine nicht ordnungsmäßige Rechnung nach UStG vorliegt.

Schritt 1 – Formatprüfung

Zuerst wird geprüft, ob die Datei technisch und formal den Anforderungen der EN 16931 entspricht.

• Ergebnis: E-Rechnung
  Die Datei ist technisch korrekt und enthält alle Pflichtangaben gemäß EN 16931 → Weiter mit der Inhaltsprüfung.
• Ergebnis: Sonstige elektronische Rechnung
  Die Datei enthält Formatfehler (z. B. Pflichtfelder fehlen oder stehen an falscher Stelle).
  • Ist der Rechnungssender noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet, darf der Empfänger sie annehmen oder ablehnen.
  • Ist der Sender bereits verpflichtet, muss der Empfänger die Rechnung ablehnen, da sie keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn ist.

Schritt 2 – Inhaltsprüfung

Nun wird geprüft, ob die Rechnung steuerlich, rechnerisch oder sachlich richtig ist.
Inhaltsfehler können sowohl technisch erkannt als auch manuell festgestellt werden.

1. Technisch oder regelbasiert prüfbare Inhalte
   – Prüfung über Geschäftsregeln (Validierungstool)
   – Typische Fehler: falsche Steuersätze, unzulässige Codelistenwerte, fehlende Pflichtfelder
   – Ergebnis: meist automatische Fehlermeldung im Validierungsbericht
2. Fachlich oder manuell zu prüfende Inhalte
   – Prüfung im ERP-System oder durch Sichtkontrolle
   – Typische Fehler: falscher Steuerfall, unzutreffende Beträge, fehlerhafte Leistungsbeschreibung
   – Ergebnis: Inhaltsfehler, die steuerlich relevant sein können, aber nicht müssen

Schritt 3 – Bewertung der Ordnungsmäßigkeit und zivilrechtlichen Anforderungen

Eine Rechnung gilt nur dann als nicht ordnungsmäßig,
wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangabe nach §§ 14 oder 14a UStG fehlt oder unrichtig ist.

• Nicht ordnungsmäßige Rechnung → Pflicht zur Ablehnung
  (z. B. fehlende Steuernummer, unvollständige Anschrift der Käufers, falscher Steuersatz)
• Sonstiger Inhaltsfehler → zivilrechtliche Prüfung erforderlich
  (z. B. falscher Preis, fehlerhafte Bestellnummer)

Sonstige Inhaltsfehler Fehler sind umsatzsteuerlich unbeachtlich, können aber dennoch zivilrechtlich relevant sein.
Wenn also zwischen Sender und Empfänger die Nutzung eines bestimmten Formats (z. B. XRechnung) vereinbart wurde,
sollten auch die dort definierten Geschäftsregeln und Pflichtfelder beachtet werden.

Beispiel:
Fehlt das Pflichtfeld BT-10 (Kundenreferenznummer), das in der XRechnung verpflichtend zu füllen ist,
kann die Rechnung aus zivilrechtlichen Gründen abgelehnt werden,
obwohl sie umsatzsteuerlich unbeachtlich ist und steuerlich gültig bleiben kann.

Damit ist nicht jeder Inhaltsfehler automatisch ein steuerliches Problem –
aber er kann dennoch eine vertragliche oder organisatorische Ablehnung rechtfertigen.

Entscheidungsmatrix

Empfehlung für die Praxis

1. Verwenden Sie ein Validierungstool, das Format- und Geschäftsregelprüfungen gemäß EN 16931 abdeckt.
2. Ergänzen Sie eine manuelle oder ERP-gestützte Prüfung, um sachliche und steuerliche Fehler zu erkennen.
3. Berücksichtigen Sie vertragliche oder zivilrechtliche Vereinbarungen über das verwendete Rechnungsformat (z. B. XRechnung).
4. Bewahren Sie Validierungsberichte auf – sie dienen als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber dem Finanzamt.

6. Aus dem BMF-Schreiben und Haftungsausschluss

Die nachfolgenden Passagen stammen aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 und erläutern,
wie Formatfehler und Inhaltsfehler rechtlich zu verstehen sind.

Formatfehler

Rn 6a 
1 Eine Datei [mit] […] Formatfehlern […] stellt […] eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar.
2 Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht […]
3 […] der Voraussetzung des § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entspricht.

§ 14 Absatz 1 Satz 6 UStG definiert als zulässige Formate:

• a) Formate, die der europäischen Norm EN 16931 und deren Syntaxen UBL und CII entspricht und
• b) interoperable Formate, die das künftige Meldesystem unterstützen.

Bedeutung:
Eine Datei mit Formatfehlern erfüllt nicht die technischen Anforderungen der EN 16931.
Sie gilt daher nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige elektronische Rechnung.
Formatfehler führen zunächst nur zu der Aussage, ob eine E-Rechnung oder eine sonstige elektronische Rechnung vorliegt –
nicht jedoch darüber, ob die Rechnung steuerlich ordnungsgemäß ist.

Inhaltsfehler – Randnummern 6b und 35a

Rn 6b

1 […] (Geschäftsregelfehler) […]
2 [.] liegen vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt.

Rn 35a

1 Bei einem Verstoß gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Absatz 4 und 14a UStG liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor […] .
2 Solche [.] (Inhaltsfehler) können bei einer E-Rechnung [.] als Verletzung der [.] Geschäftsregeln […] festgestellt werden.
3 Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten […] sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.
4 Inhaltsfehler können [..] vorliegen, wenn [.] kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln vorliegt und [..] [bei] der Validierung kein Fehler festgestellt wurde.
5 Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit […], sondern unterstützt ihn hierbei.
6 Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen.
7 Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Bedeutung:

• Geschäftsregelfehler sind Verstöße gegen die in der EN 16931 oder einer CIUS/Extension (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) definierten Regeln.
• Inhaltsfehler liegen vor, wenn die Rechnung steuerlich, rechnerisch oder sachlich falsch ist.
• Nur wenn Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen oder falsch sind, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor.

Das BMF stellt zudem klar:

„Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.“

Das heißt:
Nicht jeder Fehler führt automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs.
Eine technisch oder organisatorisch fehlerhafte, aber vollständig befüllte Rechnung kann umsatzsteuerlich dennoch ordnungsgemäß sein.

Pflichten des Empfängers

„Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, sondern unterstützt ihn hierbei.“

„Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung (hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln) durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen. Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.“

Fazit:
Unternehmen dürfen sich auf das Ergebnis eines geeigneten Validierungstools verlassen –
sie bleiben aber verpflichtet, die Rechnung inhaltlich zu prüfen.
Der Validierungsbericht dient als wichtiger Nachweis im Rahmen der Sorgfaltspflicht.

Haftungsausschluss

Hinweis:
Die in diesem Beitrag getroffenen Aussagen werden nach bestem Wissen und Gewissen gemacht.
Sie stellen jedoch weder eine steuerliche noch eine rechtliche Beratung dar und sind somit unverbindlich.
Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an den Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.

Andreas Pelekies

Geschäftsführer der valitool GmbH, Mitgründer des FeRD und Co-Autor der EN 16931. Unter seiner technischen Leitung wurde das ZUGFeRD-Format entwickelt.