Circulaire du BMF sur la facturation électronique : comprendre les erreurs de format, de règles métier et de contenu

5. Accepter ou refuser une facture électronique

Selon la circulaire du BMF du 15 octobre 2025, la décision d’accepter ou de refuser une facture électronique dépend de la nature de l’erreur.
Il faut distinguer une erreur de format, une erreur de contenu et une facture irrégulière au sens de la loi allemande sur la TVA.

Étape 1 — Contrôle du format

Il faut d’abord vérifier si le fichier respecte techniquement et formellement les exigences d’EN 16931.

• Résultat : facture électronique
  Le fichier est techniquement correct et comporte toutes les mentions obligatoires d’EN 16931 → Poursuivre avec le contrôle du contenu.
• Résultat : autre facture électronique
  Le fichier contient des erreurs de format, comme des champs obligatoires manquants ou mal placés.
  • Si l’émetteur n’est pas encore soumis à l’obligation de facturation électronique, le destinataire peut l’accepter ou la refuser.
  • Si l’émetteur est déjà soumis à cette obligation, le destinataire doit la refuser, car elle ne constitue pas une facture électronique au sens légal.

Étape 2 — Contrôle du contenu

Il faut ensuite vérifier si la facture est correcte sur le plan fiscal, arithmétique et factuel.
Les erreurs de contenu peuvent être détectées techniquement ou constatées manuellement.

1. Contenus vérifiables techniquement ou par des règles
   – Contrôle des règles métier par un outil de validation
   – Erreurs typiques : taux de taxe incorrects, valeurs de codes non autorisées, champs obligatoires manquants
   – Résultat : généralement un message d’erreur automatique dans le rapport de validation
2. Contenus à vérifier sur le fond ou manuellement
   – Contrôle dans le système ERP ou par examen visuel
   – Erreurs typiques : traitement fiscal incorrect, montants erronés, description de prestation incorrecte
   – Résultat : erreurs de contenu pouvant avoir ou non une incidence fiscale

Étape 3 — Évaluation de la régularité et des exigences de droit civil

Une facture est irrégulière uniquement si
une mention légalement obligatoire selon les §§ 14 ou 14a UStG est manquante ou incorrecte.

• Facture irrégulière → refus obligatoire
  Exemples : numéro fiscal manquant, adresse de l’acheteur incomplète, taux de taxe incorrect
• Autre erreur de contenu → examen au regard du droit civil nécessaire
  Exemples : prix ou numéro de commande incorrect

Les autres erreurs de contenu sont sans incidence au regard de la TVA, mais peuvent rester pertinentes en droit civil.
Si l’émetteur et le destinataire ont convenu d’utiliser un format particulier, comme XRechnung,
ses règles métier et ses champs obligatoires doivent aussi être respectés.

Exemple :
si le champ obligatoire BT-10, référence de l’acheteur, exigé par XRechnung, est absent,
la facture peut être refusée pour des motifs de droit civil,
même si cette omission est sans incidence au regard de la TVA et que la facture peut rester fiscalement valable.

Toute erreur de contenu ne constitue donc pas automatiquement un problème fiscal,
mais elle peut néanmoins justifier un refus pour des raisons contractuelles ou organisationnelles.

Matrice de décision

Recommandations pratiques

1. Utilisez un outil de validation couvrant le format et les règles métier selon EN 16931.
2. Ajoutez un contrôle manuel ou assisté par ERP pour détecter les erreurs factuelles et fiscales.
3. Tenez compte des accords contractuels ou de droit civil portant sur le format de facture utilisé, par exemple XRechnung.
4. Conservez les rapports de validation comme preuve de diligence à présenter à l’administration fiscale.

6. Extraits de la circulaire du BMF et avertissement

Les passages suivants sont traduits de la circulaire du BMF du 15 octobre 2025 et expliquent
la portée juridique des erreurs de format et des erreurs de contenu.

Erreur de format

Paragraphe 6a
1 Un fichier [comportant] […] des erreurs de format […] constitue […] une autre facture dans un autre format électronique.
2 Il y a erreur de format lorsque le fichier de facture ne […]
3 […] répond pas à la condition du § 14, alinéa 1, phrase 6 UStG.

Le § 14, alinéa 1, phrase 6 UStG définit les formats autorisés suivants :

• a) Les formats conformes à la norme européenne EN 16931 et à ses syntaxes UBL et CII, et
• b) Les formats interopérables prenant en charge le futur système de déclaration.

Signification :
un fichier présentant des erreurs de format ne satisfait pas aux exigences techniques d’EN 16931.
Il n’est donc pas une facture électronique au sens réglementaire, mais une autre facture électronique.
Les erreurs de format permettent d’abord uniquement de déterminer la catégorie de facture électronique,
et non sa régularité fiscale.

Erreurs de contenu — paragraphes 6b et 35a

Paragraphe 6b

1 […] (erreurs de règles métier) […]
2 […] surviennent lorsque le fichier de facture enfreint les règles métier applicables à ce format de facture électronique.

Paragraphe 35a

1 Une violation des mentions obligatoires relatives à la TVA selon les §§ 14, alinéa 4, et 14a UStG entraîne une facture irrégulière […].
2 De telles […] erreurs de contenu peuvent être détectées dans une facture électronique […] comme violations des […] règles métier […].
3 Les erreurs de règles métier portant sur d’autres contenus […] sont sans incidence au regard de la TVA.
4 Des erreurs de contenu peuvent […] exister même si […] aucune règle métier n’a été enfreinte et […] aucune erreur n’a été détectée lors de la validation.
5 La validation d’une facture électronique ne remplace pas l’obligation du destinataire d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude […], mais l’assiste dans cette démarche.
6 Une entreprise respectant la diligence d’un commerçant prudent peut se fier au résultat technique d’une validation du format et des règles métier réalisée par une application appropriée.
7 Il est conseillé de conserver le rapport de validation comme preuve.

Signification :

• Les erreurs de règles métier sont des violations des règles définies dans EN 16931 ou dans une CIUS/extension, comme XRechnung ou ZUGFeRD.
• Les erreurs de contenu surviennent lorsque la facture est incorrecte sur le plan fiscal, arithmétique ou factuel.
• Une facture n’est irrégulière que si des mentions obligatoires selon le § 14 UStG sont absentes ou incorrectes.

Le BMF précise également :

« Les erreurs de règles métier portant sur d’autres contenus sont sans incidence au regard de la TVA. »

Cela signifie :
toute erreur n’entraîne pas automatiquement la perte du droit à déduction de la TVA.
Une facture techniquement ou organisationnellement incorrecte, mais entièrement renseignée, peut néanmoins être régulière au regard de la TVA.

Obligations du destinataire

« La validation d’une facture électronique ne remplace pas l’obligation du destinataire d’en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude, mais l’assiste dans cette démarche. »

« Une entreprise respectant la diligence d’un commerçant prudent peut se fier au résultat technique d’une validation du format et des règles métier réalisée par une application appropriée. Il est conseillé de conserver le rapport de validation comme preuve. »

Conclusion :
les entreprises peuvent se fier aux résultats d’un outil de validation approprié,
mais restent tenues de contrôler le contenu de la facture.
Le rapport de validation constitue une preuve importante de diligence.

Avertissement

Information :
Les informations de cet article sont fournies au mieux de nos connaissances.
Elles ne constituent ni un conseil fiscal ni un conseil juridique et sont sans engagement.
Pour une appréciation faisant autorité, veuillez consulter un conseiller fiscal ou un avocat de confiance.

Andreas Pelekies

Directeur général de valitool GmbH, co-fondateur du FeRD et co-auteur d’EN 16931. Le format ZUGFeRD a été développé sous sa direction technique.